Сетевая папка или как управлять хаосом

Нерациональная организация общей папки – главная ошибка почти всех курских компаний. В итоге, подчиненные хранят важные данные на своих компьютерах (часто прямо на рабочих столах). Найти нужный документ становится невозможно. В случае ухода сотрудника вся информация чаще всего уходит вместе с ним. В информационном пространстве – полный бардак. 

Проверьте. Сможете ли Вы  прямо сейчас открыть последнюю выписку ЕГРЮЛ  или  последний заключенный договор с клиентом?



Изучив работу более 500-а курских компаний, мы составили универсальную структуру общей папки:
 

КАДРЫ личные дела сотрудников, трудовые договора, должностные инструкции, доверенности, сертификаты	КЛИЕНТЫ внутри папка для каждого клиента, где договора, коммерческие предложения, акты сверок и т.д.	ПОСТАВЩИКИ внутри папки для каждого поставщика, по аналогии с клиентами и т.д.	РЕКВИЗИТЫ И БУХГАЛТЕРИЯ ИНН, ОГРН, учредительные документы, ЕГРЮЛ, балансы, и т.д.
МАРКЕТИНГ логотип, фирменный стиль, ролик на радио, статьи в газеты и т.д.	КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ образцы типовых коммерческих предложений, каталоги	СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА все исходящие письма на фирменном бланке под номерами	ПРОЕКТЫ внутри папки для каждого проекта организации

Сделав такую папку, Вы и каждый сотрудник всегда будете знать, где лежит договор с клиентом, логотип, копия устава или паспорта секретаря и т.д.
     
Лучше общую папку сделать сетевым диском, например, «B:\\» и прописать его на компьютере каждого пользователя. Права доступа прописываются согласно полномочиям.
Для этой папки настраиваем «теневое копирование» и делаем ее «облачной». 

Стать клиентом

Если Вам интересно узнать о других IT-решениях, которые помогут ускорить и упростить работу - добро пожаловать в нашу "IT-учебку".